Jak přinutit lidi, aby si sedli nad váš e-mail a důkladně ho pročetli?

V dnešní době přehlcené informacemi je velmi těžké narazit na člověka, který přímo miluje e-maily a jejich vyřizování. Ono to dost dobře ani nejde je nějak zbožňovat, když jich člověk dostane několik set denně a většinou po něm chtějí něco pracovního…

Tak či onak, i psaní dobrého e-mailu je věda, či spíše jednoduchý postup, jenž se vyplatí znát, pokud chcete, aby vás i jejich obsah někdo bral vážně.

E-maily jsou nejpoužívanějším komunikačním kanálem dneška a to jak v branži soukromé, tak i pracovní. Jejich výhody jsou dobře známy: jsou rychlé, takže stojí jen trochu času, můžete je cvakat kdekoliv chcete a dá se díky nim snadno formulovat myšlenka nebo předat informace (jenž navíc druhé straně zůstane v psané formě). A nesmíme zapomenout ani na to, že řada lidí vnímá e-maily jako méně otravné, nežli volání či textovky (SMS a hovor si zjevně obojí vynucují okamžitou odpověď), protože si je druhá strana může stáhnout a odpovědět na ně, kdy uzná za vhodné.

Aplikovat pravidla pro psaní dobrých e-mailů bude určitě lepší plošně na celou business schránku, protože by člověk stejně velmi brzy v těch stovkách ztratil přehled s kým a jakým stylem komunikuje, proč to tedy pokoušet. Takže, jak tedy udělat při jejich psaní slušný dojem?

1. Specifický předmět je nutný

Stejně jako když vy si čtete titulky v online novinách a rozhodujete se, co si přečtete dále, podobně se chová i osoba na druhé straně nad e-maily a rozhoduje se o jejich důležitosti na základě e-mailového předmětu. Mějte jej proto vždy stručný, relevantní a k věci.

Pokud jde o lidi jenž znáte chvíli, tak docela dobrým trikem, jak se připomenout, je použít jméno osoby + akci a datum, kdy jste se potkali: „Ahoj Roberte, potkali jsme se na té charitativní akci minulý týden“ určitě zaujme více, jak „Poštááá!!!“ nebo „Rád jsem Vás poznal“.

2. Buďte struční

Většina lidí moderního světa je lehce uspěchaná, takže jim čtení extra dlouhých e-mailů nepůsobí žádnou mimořádnou radost. Držte se proto tématu určeného jedničkou. Když máte opravdu hodně věcí k diskuzi, je lepší zavolat.

U neformální komunikace je dokonce v pořádku použít pouze předmět: „Jsi volný na oběd dnes?“ je jasný favorit proti sáhodlouhému popisování téhož na stránku.

3. Používejte odrážky

Pakliže musíte předat druhé straně seznam informací, není to problém, ale určitě při jeho tvoření použijte odrážky. Ty učiní vaše dílo čitelnějším.

4. Zopakování důležitých informací

Jestliže píšete opravdu velmi vytížené VIP osobě nebo typu osoby u které tak nějak tušíte, že na vás již třikrát zapomněla, neuškodí připomenout se, kdo jste, odkud se znáte a kdo vás tehdy představil před tím, nežli se zanoříte do detailů věcí.

5. Aspoň jedna pochvala

I kritiku je dobré začít pochvalou za jinou věc. Občas bývají v životě lidském situace, kdy je to opravdu těžké, přesto vás prosíme, psaní naštvaného e-mailu zvažte a odložte na klidnější čas, protože zprávy se dnes mohou kopírovat, skončit kdoví kde na sociální síti, nebo vytištěné a dodané šéfovi, jaký jste hrubián, když přijde na věc.

Takže ještě jednou – klid, dejte tomu čas na promyšlení a nikdy neposílat něco, čeho byste později mohli litovat…

6. Pozor na překlepy a dvojsmysly

Před tím, nežli klepnete u právě napsané věci na „Send“, zprávu si jednou či raději dvakrát prolétněte očima na překlepy, hrubky a podezřelé slovní obraty (při psaní o nich ani nevíte, ale když je vyslovíte, zjistíte, že druhá strana to může pochopit dvojsmyslně apod. třeba z „Ten proslov se ti fakt povedl!“ není jasné, zda jde o kritiku nebo obdiv).

Nejde tu o to, hrát si na člověka s fanatickou důkladností u jazyka, ale především je tu ten problém, že podobně zformulovaný e-mail snadno způsobí, že budete vypadat neprofesionálně až hloupě.

7. Hlídejte si soukromé adresy

Řada osob nemá ráda, když posíláte e-maily větší skupině lidí a je tam i jejich adresa spolu s dalšími. Pokud tedy nejsou lidé, kterým věc posíláte, oficiálně představeni, určitě je lepší poslat e-mail jako BCC (Blind Carbon Copy), takže jediné, co uvidí druhá strana, bude adresa odesílatele.

8. Nezneužívejte “reply all” funkci

Je to tak lákavé na ni klepnout a leckdy je to skvělá volba, nicméně neměla by se určitě stát vždy používaným standardem. Snadno jí totiž někoho naštvete až rozzlobíte. „Reply“ tím pádem používejte pouze u osob, které to potřebují.

9. Před posláním velkých příloh se ptejte

Patrně nikdo nemá rád ve schránce desítky e-mailů denně stomegových objemů plných fotek a videí neredukované velikosti. Před tím, nežli něco odešlete, vyptejte si tedy raději nejprve od druhé strany povolení, že jí to nevadí.

Dobou alternativou k přílohám jsou moderní sdílecí služby typu DropBox.

10. Dejte lidem čas na odezvu

Někteří z vašich adresátů nemusí navštěvovat účet tak často (nebo dokonce denně) jako jste nuceni vy, takže u nich logicky může nějakou chvíli trvat než se dočkáte odezvy.

Když odezvu potřebujete, je nutné ji zdůraznit („Prosím odpověz ještě dnes“) nebo zavolat.

11. Pozor na způsoby

Moderní doba nás často nutí z časových důvodů používat trochu stručnější typ komunikace (žádný pozdrav apod.), jenž může i někoho urážet, takže je nutno i online dbát základních pravidel dobrého chování. Rovněž nešetřete se slovy jako „děkuji“ a „prosím“.

Nezapomeňte, že reputaci máte jen jednu!

Zdroj: entrepreneur

Relevantní články